So verhindern Sie mit der MAPPEI-Methode das Chaos im Außendienst-Büro
Von Frank-Michael Rommert
Sie haben oft mehrere Arbeitsplätze, sind viel im Auto unterwegs und müssen ihre Unterlagen deshalb besonders strukturiert organisieren: Außendienstler sind mit Blick auf ihre Ordnung besonders herausgefordert. Prospekte, Infobroschüren, Kundenunterlagen, Telefonlisten – bei Außendienstlern muss das Auto oft als rollender Arbeits- und Lagerplatz herhalten. Mit der MAPPEI-Methode bekommen Außendienstler wieder Struktur in ihr Büro-Chaos.
Mit der MAPPEI-Methode lassen sich Akten durch ein durchdachtes Ablagesystem zeit-, platz- und somit kostensparend organisieren. Unterlagen werden übersichtlich zu kleinen organisatorischen Einheiten vereinzelt und nicht in sperrigen Ordnern abgeheftet, sondern ungelocht in Mappen eingelegt, die wie Karteikarten in Boxen abgestellt werden. So wird keine Zeit durch mühsames Ein- und Ausheften der Papiere verschwendet. Durch die Farbe und alphabetgenaue Positionierung der Reiter ist der Zugriff auf Unterlagen praktisch ohne Suchzeiten möglich – für Außendienstler unter Termindruck eine enorme Erleichterung.
Mit Ordnung zum Abschluss
Viele Außendienstler verschwinden – auf dem Parkplatz beim Kunden angekommen – erst einmal längere Zeit bis zur Hüfte im Kofferraum, um nach den richtigen Prospekten zu suchen. Im Verkaufsgespräch stellen sie dann fest, dass sie doch die falschen Unterlagen dabei haben, weil sie bereits im Auto nicht richtig einsortiert waren. Das Ergebnis: Nicht nur der Außendienstler ist genervt, auch der Kunde wird sich überlegen, ob er nicht doch woanders kauft. Wer beim Kunden nach einem Blatt suchen muss, strapaziert die Geduld seines Gesprächspartners. Und wer nach einem Kundengespräch Papiere und Notizen nicht systematisch sowie schnell einsortieren kann, muss selbst leiden – spätestens im Büro. Mit der MAPPEI-Methode lassen sich diese Horrorszenarien verhindern, wie das Beispiel von Außendienstler Klaus Schreer zeigt. Er vertritt ein Bauchemie-Unternehmen, das sich auf hochwertige Dicht- und Klebstoffe spezialisiert hat und Kunden aus Handwerk, Fachhandel sowie Industrie beliefert. Seit zehn Jahren organisiert er seine Unterlagen mit MAPPEI – und spart so viel Zeit, Platz und vor allem Nerven.
Pro Kunde eine Mappe
Für jeden Kunden hat Klaus Schreer eine eigene Ordnungsmappe angelegt. Sie enthält 
neben seinen Notizen auch ein Blatt mit den wichtigsten Informationen. Dazu gehören beispielsweise die vereinbarten Konditionen sowie eine Übersicht der Produkte, die bisher gekauft wurden. In seinem Falle sind die Kundenmappen entweder mit einem blauen oder einem grauen Reiter beschriftet. Blau signalisiert, dass die Mappe zu einem Händler gehört, grau kennzeichnet Direktkunden, die die Produkte selbst verarbeiten.
Alles wird nach Touren sortiert
Die Ordnungsmappen stehen in Boxen, die nach Touren geordnet sind. In den Boxen 
wiederum sind die Kunden nach Städten sortiert. Die Unterteilung wird mithilfe von Leitkarten vorgenommen. An diesen befinden sich Reiter mit den Stadtnamen. Unterlagen zu Angeboten kommen in transparente Ordnungsmappen aus PVC. Um sie sofort zu erkennen, werden sie (handschriftlich) mit einem grünen Reiter beschriftet, der nach Bearbeitung einfach entfernt werden kann. Die Mappe wird anschließend erneut verwendet. Die Angebote kommen in die Wiedervorlage, die vor allem der Angebotsverfolgung dient. Somit wird nichts mehr vergessen, und wenn sich der Kunde von sich aus meldet, ist die zugehörige Akte gleich zur Hand.
Im Auto hat alles seinen Platz
Die Akten, die am jeweiligen Tag unterwegs benötigt werden, bewahrt Klaus Schreer zusammen mit seiner Wiedervorlage in einer Transporttasche auf. Sie steht auf dem Beifahrersitz, über dem übrigens sein Notebook in passender Höhe befestigt ist.
Der Kofferraum als „Lagerhalle“
Im Kofferraum des Wagens befinden sich Boxen mit Prospekten, Katalogen und Produktflyern, die immer wieder benötigt werden. Wenn es zum Kunden geht, ist somit immer alles dabei und greifbar. Unterlagen im DIN-A4-Format bewahrt Klaus Schreer in den sogenannten Aktionsmappen auf. Diese sind stabil und haben ein großes Fassungsvermögen. Nach dem Termin kommen die Notizen und Unterlagen in die Ordnungsmappe des Kunden.
Wieder im Home-Office angekommen, wird die Transporttasche auf ihren festen Platz gestellt, die Akten werden entnommen und – falls nötig – bearbeitet. Die Tasche ist nun leer und kann mit den Akten für die nächste Tour gefüllt werden.
Mehr Verkaufserfolg mit der MAPPEI-Methode
Die Flexibilität, die durch die Organisationsmittel von MAPPEI möglich wird, erleichtert den Arbeitsalltag für den Außendienstmitarbeiter enorm. Wo Dokumente auch über den Arbeitsplatz hinaus gebraucht werden – etwa im Home Office, beim Kunden oder unterwegs (auf Messen, Kongressen etc.) – unterstützt die MAPPEI-Methode das einfache Entnehmen und Wiederablegen der benötigten Akten. Sie nehmen einfach die Mappen mit, die Sie brauchen. Vorteil: Sie müssen keine Vorgänge aus Ordnern oder Hängemappen heraussuchen und später wieder einordnen. Die Ordnungsmappen wiegen kaum etwas und verbrauchen beim Transport im Vergleich zu Hängeregistermappen und Ordnern nur wenig Platz. Das Ablagesystem ermöglicht außerdem die konzentrierte Bearbeitung einzelner Vorgänge wie Angebote, Rechnungen usw. Das Ergebnis: Der Außendienstler ist entspannter, arbeitet effizienter und beschert dem Unternehmen wesentlich mehr Wertschöpfung. Denn er kann sich um das kümmern, was wirklich wichtig ist: Um seine Kunden.
Buchtipp:
Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode
ca. 220 Seiten, 4-farbig, gebunden
ISBN: 978-3-86936-051-5
€ 29,90 (D) / € 30,80 (A) / sFr 48,90
Wer kennt nicht das nervenaufreibende Suchen nach einem Dokument, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt? Bei der zunehmenden Flut an Unterlagen ist das kein Wunder. Gefordert sind praktikable Lösungen, wie sie die MAPPEI-Methode bietet. MAPPEI ist ein Ordnungssystem und eine Arbeitsmethode, die den Informationsfluss optimiert und die Produktivität am Schreibtisch um ein Vielfaches erhöht. Frank-Michael Rommert stellt aus Sicht eines Anwenders die MAPPEI-Methode vor, mit der Sie entspannter und konzentrierter arbeiten können. Viele farbige Fotos und Beispiele aus der Praxis liefern alltagstaugliche Tipps. Mit MAPPEI lassen sich bis zu 40% des Platzbedarfes im Vergleich zu Aktenordnern und Hängemappen einsparen! www.ordnung-ohne-stress.de
Autoreninfo
Frank-Michael Rommert ist Verleger der Bücher zur UPTODATE-Offensive für erfolgreiche Unternehmensführung. Die Unterlagen seines Büros organisiert er seit Jahren mit MAPPEI. Als Buchproduzent bewältigt er damit erfolgreich ganze Papierberge.
Detailinformationen zur MAPPEI-Methode erhalten Sie unter www.mappei.com
