Der Panzerknacker Folge 49 Teil 2
Hallo zusammen ich bin Markus willkommen beim Panzerknacker Podcast.
Markus sagt: Gib mir doch mal wenn du Lust hast, also du musst auch keine Firmengeheimnisse von dir verraten ganz klar, aber gib mir doch mal einen groben Überblick so einen Screen was du alles an Assistenten verteilst. Vielleicht habe ich ja noch gar nicht im Kopf, was man alles denen geben kann.
Robert sagt: Also ganz wichtige Frage, das stellen mir ganz viele Leute diese Frage Markus. Unglaublich, die Frage ist für mich persönlich ist es echt unglaublich. Weil, ich sag doch immer klar was man denen alles geben kann.
Den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen
Markus fragt: Du kennst doch Alex Fischer?
Robert antwortet: Ja klar.
Markus sagt: Pass auf. Der hat mir mal gesagt: Wenn du einen Fisch fragst was das wichtigste für ihn ist, ja dann sagt er dir: die Steine am Flussgrund oder die Seerosen oder die Fliegen usw. Warum der Fisch schwimmt im Wasser und das Wichtigste für ihn ist Wasser. Das erkennst du aber nur, wenn du von außen aufs Wasser draufguckst. Wenn du ein Fisch bist, erkennst du das nicht. Und du, bist ein Fisch im Outsourcing Tümpel. Das bin ich noch nicht. Vielleicht ein bisschen, deswegen kann ich weiste ….
Robert sagt: Ja klar ist logisch. Ist mir absolut klar.
Markus sagt: Für dich ists logisch. Natürlich, das ist jetzt das Wasser das dich umgibt. Für mich ist das jetzt noch nicht, also musst du mir jetzt das Wasser erklären.
Robert sagt: Sehr gerne, wie gesagt ich krieg ja die Frage öfters, das heißt mir ist das absolut klar. Ich mach dir ein Beispiel: Wenn ich einen Kundenprojekt habe, muss ich eine Projektliste anlegen. Wir machen das meistens über Google Docs, Google Sheets, ja. Dann gibt es die Zugänge für verschiedene Leute also musst du zuerst mal so eine Google Docs anlegen. Das ist eigentlich eine Arbeit von ein paar Minuten. Da musst du noch die Tabs beschriften, weißt du ja Google Sheets ist ja wie eine Excel Liste. Da kommt dann in den Tab dann rein Zugangsdaten, Link zu Social Media Profile, Stand der To Do Liste, Projektablauf und solche Geschichten.
Was alles grundsätzlich schon in der Auftragsbeschreibung mit dem Kunden vorhanden ist, aber du musst halt trotzdem so eine blöde Liste anlegen. Ist eine Arbeit würde ich sagen von ca 5 – 10 Minuten. So. Sobald ich einen Auftrag von einem Kunden habe, schicke ich die Auftragsbestätigung an meinen Assistenten und sage Liste anlegen. Dann arbeiten wir intern mit einem Ticketsystem (https://covl.io/ticketsystem), d.h. die Aufgaben müssten dort effektiv auch noch erfasst und beschrieben werden. Wiederum so rund 30-60 Minuten Arbeit. Solche Dinge einfach an den Assistenten geben, dann ist das weg vom Tisch.
Ja, dann sage ich zum Beispiel zum Kunden bestell dir bitte das und das Newslettertool, mach dir einen Account bei Digistore (https://covl.io/digistore-anmeldung) oder schicke mir deine Social Media Profile. Die müssen ja alle in die Liste eingepflegt werden, damit alles an einem Platz ist oder?
Markus sagt: hmm hmm.
Robert sagt: Natürlich sobald ich Mail vom Kunden bekomme geht die weiter an meinen Assistenten: bitte einpflegen.
Markus sagt: ja.
Robert sagt: Das heißt die Weiterleitungsaufgabe für mich mit einer E-Mail Weiterleitung sind ja was weiß ich 10 Sekunden. Die E-Mail-Adresse eintippen an Assistenten und weg. Aber dieses Einpflegen sind halt jedes Mal wieder paar 5 bis 10 Minuten.
Markus sagt. Okay.
Robert sagt: So und damit hat die Tätigkeit mich in der Summe vielleicht 3 Minuten gekostet und meinen Assistenten vielleicht 30 Minuten. Also habe ich 27 Minuten oben gespart oder?
Markus sagt: So und die Arbeit, ich sag einmal, wenn du jetzt 10 Stunden sparst, dann hat der Assistent 10 Stunden zu tun, Du verrechnest dem Kunden deinen Stundenlohn und zahlst dem Assistenten seinen.
Robert sagt: Richtig.
Markus sagt: Und da liegt der Gewinn jetzt drinnen.
Robert sagt: Net unbedingt. Also das sind so Argumente. Letztendlich ist es so, dass der Kunde bei mir eine Projektpauschale bezahlt, dann ist es so, bei jeder Pauschale je effizienter und je schneller ich bin desto mehr bleibt mir hängen oder? Also muss ich schauen, dass ich meine Zeit so effektiv und effizient wie möglich einsetze.
Markus sagt: Ja genau.
Robert sagt: Ja und deswegen gebe ich quasi alles weg was ich nicht selber machen muss. Wenn jetzt zum Beispiel mir ein Kunde sagt: Hinterlegen Sie das doch bitte in meinem Xing Profil oder auf meiner Webseite, ja das mach ich doch nicht selber. Das kann auch ein Assistent machen.
Markus sagt: Verstehe logisch.
Robert sagt: Also das sind alles so Sachen. Dem Kunden selber, dem ist ja nur das Ergebnis wichtig. Es kommt je jetzt nicht darauf an, wer hat jetzt gerade selber die und die Tätigkeit ausgeführt.
Markus sagt: Du hast also im Prinzip Mitarbeiter, die du nur also so fern man dem vertrauen kann und das tust du ja anscheinend, hast du ja beste Erfahrungen. Die werden für Ergebnisse bezahlt. Also wenn gearbeitet wird, wird bezahlt. Wenn nicht gearbeitet wird, wird nicht bezahlt. Das ist ja unschlagbar.
Robert sagt: Die werden nach Aufwand bezahlt, nach Stunde. Ich habe natürlich entsprechende Stundenübersichtslisten und das ist alles protokolliert, was die machen. Aber tatsächlich arbeiten die nach Aufwand. Nicht nach einer Pauschale, sondern wenn halt keine Arbeit da ist, haben Sie nichts zu tun. Und wenn ich Arbeit habe, dann verdienen sie Geld.
Markus fragt: Wieviel Stunden beschäftigst du die per Monat?
Robert antwortet: Naja, ich habe insgesamt 8 Assistenten. Also das ist schon eine Menge. Und jeder für unterschiedliche Tätigkeiten, manche machen das gleiche. Das hängt ein bisschen davon ab wieviel Stunden die selber arbeiten wollen, ja also nicht jeder möchte 40 Stunden in der Woche arbeiten, manche Verdiener sind nur nebenberuflich oder Mutter oder sowas.
Hängt also ganz davon ab, aber ich habe schon kräftiges Stundenvolumen. Also das sind schon, wenn du sie vollzeitbeschäftigend sehen würdest, habe ich schon einige Vollzeit Mitarbeiter in dem Sinne ja.
Markus sagt: Okay. Solange es sich bezahlt mach, ist ja alles gut.
Robert sagt: Richtig genau.
Beispiel für Outsourcing
Markus fragt: Haben wir Outsourcing 1.0 abgehandelt?
Robert antwortet: Nein, nein, nein. Noch nicht. Du das ist spannend. Sollten wir nochmal hineingehen. Also deine Frage war ja ursprünglich: Was gibst du deinen Assistenten für Tätigkeiten? Also, ich habe ja auch verschiedene E-Books, Downloads da zu meinem Xing-erfolgreich-nutzen.com https://covl.io/xing-e-book, mein meistgeladenes E-Book zum Downloaden, kennst du vielleicht, weiß ich nicht ob ich es dir schon gezeigt habe.
Auf jeden Fall ist es so, ich krieg manchmal eine E-Mail von Leuten, die sagen ich konnte das E-Book nicht runterladen. So, was würde ich jetzt normalerweise machen.
Markus sagt: Kuckst du warum und fummelst dich rein in die Arbeit.
Robert sagt: Würdest dem Kunden antworten, würdest dem Kunden den Link schicken über das E-Book oder?
Markus antwortet: Ja.
Robert sagt: Logischerweise. Arbeitsaufwand für den Kunden 10 Minuten oder?
Markus sagt: Ja so in etwa.
Robert sagt: Ja wenn du das halt vier Mal am Tag hast sind das vierzig Minuten, sind im Monat 800 Minuten.
Markus sagt: Ja genau.
Robert sagt: Sind im Monat etwas über 10 Stunden.
Markus sagt: Hmmhmm.
Robert sagt: Heißt eigentlich ein ganzer Arbeitstag. Klassische Arbeit für einen Assistenten oder?
Markus sagt: Eindeutig.
Robert sagt: Sonnenklar oder?
Markus antwortet: Eindeutig ja.
Robert sagt: Sonnenklar. Oder wenn mir jemand schreibt: Bitte tragen Sie mich aus Ihrem Newsletter aus. Ich würde natürlich am liebsten sagen: Unter jedem Newsletter steht ein Abmeldelink, den müssen Sie einfach klicken.
Markus sagt: Das hab ich noch nicht gehabt.
Robert sagt: Aber tatsächlich schreiben die Leute: Tragen Sie mich aus Ihrem Newsletter aus. Ja logisch, das schreiben die einem das.
Markus sagt: Das hab ich noch nicht gehabt. Also bisher haben sich meine Leute alle selber ausgetragen.
Robert sagt: Ja aber ab einer gewissen Größe hast du natürlich das auch. Ab einem gewissen Adressverteiler kommen so Sachen rein, ja.
Markus sagt: Okay cool.
Robert sagt: Was musst du machen? Du loggst dich ich dein Newslettertool ein, suchst in der Datenbank entweder nach dem Namen oder nach irgendwelchen Anhaltspunkten und suchst den Kunden. Es kann durchaus mal 5 Minuten dauern bis du den findest, weil einer Heinz Müller heißt der sagt: Tragen Sie mich aus dem Verteiler aus. Dann suchst du unter Heinz Müller bitte. Viel Spaß.
Markus sagt: Verstehe.
Robert sagt: Klassische Aufgabe für den Assistenten.
Markus sagt: Hmmhmm.
Robert sagt: Oder? Klassische Aufgabe für den Assistenten. Der sucht das, trägt den aus und fertig.
Markus sagt: Ja eben genau.
Robert sagt: Oder einer hat etwas bestellt und schreibt: Ich habe die Unterlagen nicht mehr oder ich habe den Zugang nicht mehr. Können Sie mir den nochmal schicken? Sind alles Kleinigkeiten, aber wenn das jeden Tag mehrfach vorkommt, ja klar. Weiterleiten an den Assistenten. Dann muss ich nicht einmal etwas dazuschreiben. Der weiß ja schon um was es geht. Ich brauch gar nicht mehr erst schreiben: Bitte schicken Sie dem Kunden den Zugang. Weil das hat ja der Kunde bereits geschrieben.
Markus sagt: Ja.
Robert sagt: Also leite ich das weiter.
Markus sagt: Das eine geht an den Günther, das zweite an die Karla, das dritte an die Sarah und die Sache ist erledigt.
Robert sagt: So ungefähr. Also jetzt merkst du wieviel Tätigkeiten sich nach und nach ansammeln, was du automatisch weitergeben kannst.
Markus sagt: Ja.
Robert sagt: Ich zum Beispiel: Wir sind immer noch bei Outsourcing 1.0. Ich zum Beispiel habe einen Blog mit relativ vielen Artikeln, aber ich sag dir jetzt ein Geheimnis: Ich habe nicht einmal die Zugangsdaten zu meinem eigenen Blog. Ich habe auch selber noch nie in meinem Blog einen Artikel veröffentlicht. Ich weiß auch gar nicht wie man einen Blog bedienen muss. Oder wie der überhaupt zu bedienen ist.
Denn das gehört nicht zu meinen Kernkompetenzen. Zu meinen Kernkompetenzen gehören zu Erklären wie Vertrieb und Marketing funktioniert, aber nicht wie man einen Blog bedient. Ich weiß wie der aus Marketing Sicht zu nutzen ist, aber ich weiß nicht wie man ihn bedient. Das heißt, wenn einer meiner Texter einen Text geschrieben hat, dann leite ich den an meinen Assistenten und sage im Blog hinterlegen.
Markus sagt: Ich verstehe.
Robert sagt: Arbeit einen Text in einen Blog zu hinterlegen sind vielleicht 5 Minuten Arbeit oder? Jetzt pass auf, jetzt muss er aber noch ein Bild suchen. Dann muss er noch ein Bild kaufen, das Bild formatieren vielleicht, muss das Bild hinterlegen. Also sind es eigentlich nicht 5 Minuten, sondern es sind 15 Minuten. So und wenn du jetzt einmal 20 Blog Beiträge hast, dann sind das 5 Stunden Arbeit, die du dir damit wiederum sparen kannst
Markus sagt: Ja genau.
Robert sagt: Also du verstehst schön langsam was man denen geben kann oder?
Markus sagt: Richtig. Und du kannst dich auf deine Kernkompetenz konzentrieren und hast entweder Zeit oder halt wirklich Geld verdient.
Robert sagt: Richtig ganz genau. Also das sind so die Sachen. Ich glaube, wenn man so rangeht grundsätzlich: Muss ich diese Tätigkeit jetzt gerade selber machen oder kann ich sie jemand anderen auch machen. Wenn du dir das jeden Tag so quasi aufschreibst, einen Zettel an deinem Rechner hin, überlegst, dann kriegst so ein Gefühl dafür und das Gefühl dafür ist bei mir schon sehr sehr ausgeprägt. Ich denk da gar nicht mehr lang nach. Ist einfach ein Erfahrungswert. Aber wenn du dir das Gefühl aneignest, dann wirst du outsourcen wie ein Wilder und wirst es lieben glaubs mir
Markus sagt: Ich wird nachher auch direkt reingehen und interessiert mich natürlich ja, weil ich mach auch immer noch sehr vieles selber.
Outsourcing 2.0
Robert sagt: Jetzt willst bestimmt Outsourcing 2.0 hören dann oder?
Markus sagt: Ja hau endlich raus komm.
Robert sagt: Outsourcing 2.0 ist wenn du sagst bitte besucht dieses und jenes Webinar, lernt was und danach sagt ihr mir die Essenz bzw. setzt es um. Es gibt ja massig Webinare zu Facebook wo irgendwelche Tipps erklärt werden oder Online Marketing Webinare, wo danach zwar ein Produkt verkauft wird, aber oftmals werden auch sehr viele Contents geboten. Ich komm ja gar nicht damit nach so viele Webinare zu besuchen.
Markus sagt: ja genau.
Robert sagt: Also schicke ich meine Assistenten hin. Also sollen die sich weiterbilden, weil die müssen das ja anwenden. Und entweder sage ich schickt mir eine Zusammenfassung des Webinars, also was sind die wichtigsten Punkte, nicht die Webinar Folien, sondern die wichtigsten Punkte. Oder ich mache einen Termin aus mit dem Assistenten und sage zeig einmal was hast du gelernt, was setzen wir um, was ist für uns hilfreich, was ist für uns gut.
Kannst du dir vorstellen was das für ein Turbo ist. Absoluter Turbo. Wenn du jetzt dann den Assistenten quasi Berechtigung gibst schule dich weiter, lerne weiter. Ich bezahle natürlich die Zeit dass sie sich da weiterbilden na, also die hocken im Webinar und die Uhr tickt und ich zahl dafür.
Markus sagt: Ja toll.
Robert sagt. Ja ist ja nicht schlimm. Weil wenn die sich weiterbilden und Informationen haben die mir etwas bringen, ich mein die meisten Webinare die du irgendwo teilnimmst, hat sich ja derjenige Gedanken gemacht, derjenige hat ja Contents erstellt und derjenige will ja auch Wissen vermitteln. Und da kommen die Assistenten teilweise mit grandiosen Ideen zurück.
Je besser der Assistent dann wird, kommt es im Prinzip, darum sage ich Outsourcing 2.0, da kommen teilweise Ideen rein: Ich hab was Neues im Facebook Profil entdeckt und angepasst und dieses und jenes. Wo ich sage, auf die Idee wäre ich gar nicht gekommen, weiß ich gar nicht. Aber die wissen es.
Markus sagt: Ja Wahnsinn.
Robert sagt: So ziehst du dir die Qualität her und so ziehst du dir das Niveau deiner eigenen Leistung hoch und dafür bezahlen mich letztendlich die Kunden. Die Kunden zahlen mich ja für das Ergebnis. Und wenn mein Know How einfach ist, die richtigen Leute um mich rum geschart habe, dann bezahlen mich die Kunden halt dafür.
Markus sagt: Ja ich verstehe mehr… Das wird noch ein größerer Denkprozess bei mir, ich sehe das schon. Deswegen wollte ich da drüber mit dir sprechen.
Robert sagt: Ja ja, wenn du das aufgegleist hast, des ist aus meiner Sicht ein gigantischer Turbo, sonst würde ich ja nicht 8 Assistenten haben.
Markus sagt: Und vor allem du hast dein größtes Problem aufgebrochen, dass du eben nur 100 % leisten kannst.
Robert sagt: Richtig ganz genau. Ich erlebe ganz oft so Geschichten: ich bin am Donnerstag oder Freitag an irgendeiner Tätigkeit dran und sollte noch was wie eine Excelliste vervollständigen mit Zahlen oder Statistiken oder sonst irgendwie sowas und sollen wir weitermachen.
Dann schick ich die halt am Freitagmittag an meinen Assistenten und sage ich bräuchte das bitte am Montagmorgen. So und am Montagmorgen mache ich ganz regulär weiter an der Arbeit. Das ist eine unheimliche Entlastung, wenn du weißt im Hintergrund gibst Leute die arbeiten. Du kennst ja vielleicht auch das Dilemma im Online Marketing, diese ständige Erreichbarkeit.
Markus sagt: Jaja oh ja das kenn ich.
Robert sagt: Mein Assistent ruft mein E-Mail Profil ab, wenn ich in Urlaub gehe. Ich mach doch Urlaub. Ich ruf doch nicht im Urlaub E-Mails ab. Verstehst du. Das sind so Sachen, das kann man alles delegieren.
Markus fragt: Hast Du dann immer den gleichen Assistenten von deiner Agentur?
Robert antwortet: Ja. Das ist dann quasi dein Assistent. Ich habe früher so gearbeitet, ich da eine Aufgabe, die habe ich dem Assistentenvermittler gegeben und der hat es irgendjemandem gegeben. Aber das Problem ist, die Leute haben dann keine Bindung zu dir, die wissen von deinen internen Prozessen wenig.
Also ist es gut, wenn du mit jemandem lange zusammenarbeitest, dass der viele Abläufe kennt, immer besser wird. Denn am Anfang ist es so, die wissen ja gar nichts von dir. Die haben ja null Ahnung wie du tickst. Und am Anfang ist es schon eine Herausforderung wie, wenn du jemanden einarbeitest. Die wissen alle am Anfang gar nichts. Darum musst du die schon auf die Spur bringen und wenn du die dann auf der Spur hast, dann ist das ein ganz angenehmes Arbeiten.
Markus sagt: Im Studio haben sie uns ja gesagt, die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters kostet dich ein Jahr.
Robert sagt: Ja, es gibt noch einen wichtigen Punkt den du beachten solltest an der Stelle…
Markus sagt: Ja meine Lieben, leider wars jetzt das auch wieder mit dem zweiten Teil. Ich weiß es ist spannend, es tut mir leid. Bitte schalte in der nächsten Folge wieder ein. Es geht genauso spannend weiter.
Ja das war es leider auch schon wieder für heute. Ich danke dir fürs zuhören. Die Informationen die du in dieser Episode erhalten hast, werden natürlich wie immer durch die zusätzlichen Informationen in den Show Notes aus www.panzerknacker-podcast.com ergänzt.
Schau doch einfach mal rein. Bitte besuch mich auch nächste Woche wieder für eine weitere Episode von Panzerknacker Podcast. Die ist eine Markus Habermehl Production.
Hier geht es zum dritten Teil des Interviews
