Startups haben in der ersten, heiklen Phase der Unternehmensgründung in der Regel viele Ideen, aber nur begrenztes Kapital. Wenn die Ressourcen sorgfältig eingesetzt werden, ergibt sich dadurch ein größeres Potenzial für all die guten Projekte, die auch bei kleinerem Budget umgesetzt werden können. Welche Mittel haben Gründer, um sich über Automatisierungen und Cloud-basierte Lösungen wertvolles Budget einzusparen?
In der Computer-Branche ist „die Cloud“ schon lange der Trend, Rechnerleistung, Programme, Datenmengen: Alles kann in der Cloud kostensparend abgelegt werden, die eigenen Arbeitsplätze werden verschlankt, die Ressourcen geschont. So weit so gut, aber welche Dienste aus und in der Cloud können Sie wirklich nutzen, die Ihnen die Arbeit erleichtern, die Prozesse sinnvoll strukturieren und gerade auch in der Vertriebsanbahnung praktisch einsetzbar sind?
Die Vertriebsanbahnung lebt davon, dass sich Prozesse verschlanken, effizienter und damit kostensparender ausführen lassen. Als Startup haben Sie den Vorteil, von Beginn an schlanke Strukturen aufbauen zu können. Umso schwieriger ist es aber auch, die richtigen Strukturen aufzubauen – meiner Erfahrung nach sollten alle, aber wirklich alle Unternehmensstrukturen auf ein großes Wachstum ausgelegt sein. Es ist wesentlich einfacher, notfalls Rückbau zu betreiben als mitten in der größten Umsatzwelle an unterdimensionierten Strukturen und Rahmenbedingungen zu arbeiten.
Typ 1: Hardware-Ressourcen
Eigene Server kosten viel Geld, benötigen Pflege und Wartung – wer das auslagern kann, der tut das auch. Überlegen Sie sich bei der Gründung, ob Sie diese Dienste direkt in die Cloud auslagern können. Auch wenn Cloud-Computing zwar in aller Munde, aber wenig in der Praxis zu finden ist – Giganten wie Google oder Amazon haben schon längst die ersten Erfahrungen damit gesammelt. Erwarten Sie komplexe Berechnungen und damit große Prozessorleistungen? Die passende Hardware dafür ist extrem teuer und bei für ein Startup eine finanzielle Bürde, die Auslagerung der Prozessorleistung ist bei entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen die logische Konsequenz. Gerade in diesem Feld sind Cloud-Dienste bereits etabliert.
Wenn Sie darüber hinaus eine effizient arbeitende, überall verfügbare Informationsstruktur erwarten, können Cloud-Lösungen ein guter Ansatz sein. Serverausfälle, Wartezeiten bei Wartungs-Updates und notwendige Aufrüstungen entfallen – die entsprechende Hardware wird von externen Dienstleistern gepflegt und gewartet, in der Regel ohne jeden Ausfall. Das verschafft Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, sich ganz auf das eigentliche Kerngebiet zu konzentrieren – jedenfalls, solange Sie nicht gerade als Webhoster auftreten.
Typ 2: Arbeitsorganisation & Dokumentenverwaltung
Im PreSales Marketing, als der automatisierten Vertriebsanbahnung, ist die möglichst problemlose Aufgabenverteilung und Dokumentenaufbewahrung lebensnotwendig. Wenn mehrere Mitarbeiter oder externe Dienstleister gleichzeitig koordiniert werden sollen, können Sie zum einen auf Projektsoftware zurückgreifen – gute Lösungen sind allerdings teuer und müssen auch oft genug für die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Einfacher und kostenfrei geht es mit Cloud-Diensten, die Dokumente gleichzeitig für mehrere Benutzer zur Verfügung stellen. Unabhängig davon, ob sich die einzelnen Mitarbeiter gerade vom Tablet PC, dem Büro-Computer oder dem Smartphone einbuchen. Google Docs ist dafür schon seit längerem am Markt, es gibt inzwischen aber auch einige weitere Dienste, die ohne jede Software Installation Dokumente zur Verfügung stellen. Wichtig ist, dass sie bei geplanter gleichzeitiger Bearbeitung, beispielsweise bei einer Telefonkonferenz, eine Echtzeit-Synchronisierung bieten. Durch diese Funktionalität wird es erst möglich, ohne aufwendige Hard- und Software mit sehr kostensparenden Mitteln Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zu koordinieren.
Neben so etwas simplem wie der Pflege einer Excel-Datei zur Aufgabenverteilung ist die Ablage und Sicherung von Dateien auch ein wichtiger Punkt. Quasi jede Kommunikation, jede Rechnung, jeder geschäftlicher Vorgang muss dokumentiert werden – was Speicherplatz erfordert, sofern es digital erfolgt. Die Sicherungsmöglichkeit durch Cloud-Dienste erfolgt zwar nicht zwingend kostenfrei – aber doch deutlich kostengünstiger als viele Inhouse-Lösungen. Jeder Ihrer Mitarbeiter mit Zugangsdaten kann auf die archivierten Dateien oder Sicherungskopien zugreifen – ganz egal, ob er gerade im Büro sitzt oder unterwegs ist. Für schnelle Reaktionen bei Ausfällen oder dringenden Kundenanfragen ist das von großem Vorteil.
Handfeste Praxistipps: Cloud-Computing & PreSales Marketing
Der Zugriff von überall her, Plattformunabhängig – das ist der große Vorteil der Cloud-Lösungen. Genau so passt das in das PreSales Marketing Konzept. Im PreSales Marketing spielt die Kontaktliste eine große Rolle, was letztlich eine umfangreiche Liste mit zahlreichen Informationen zu jedem vorhandenen Kontakt oder Kunden meint. Hier speichern Sie alle Zugriffe, die persönlichen Daten die Ihnen bekannt sind, aufgrund dieser Liste ordnen Sie Informationsangebote und personalisierte Mailings zu.
Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter arbeiten teils vom Büro, teils von unterwegs oder von daheim aus. Damit diese zentrale Liste immer auf dem aktuellsten Stand bleibt, müssen alle zeitgleich damit arbeiten können, unabhängig vom Standort. In einem Cloud-Drive abgelegt und mit entsprechenden Optionen versehen können alle Ihre Mitarbeiter gleichzeitig darauf zugreifen, Versionsprobleme wie bei einer klassischen Windows-Oberfläche treten gar nicht erst auf.
Ähnlich können Sie auch Ablaufpläne und Arbeitsprozesse zentral in der Cloud ablegen. Auch wenn Sie gerade auf der Messe sind und einen Stand betreuen, können Sie direkt mit dem Smartphone Änderungen hinterlegen, den Status einzelner Projekte überprüfen oder verschiedene Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter koordinieren. Das Synchronisieren Ihres Smartphones mit dem Laptop oder dem Büro-PC erledigt sich damit, Sie gewinnen Zeit und müssen keinen Gedanken mehr an solche meist eher lästigen Zwischenschritte verschwenden. Für Startups stellen Cloud-Dienste eine gute Lösung dar, um schon in der Gründungsphase die Basis für effiziente und kostensparende Prozesse zu legen.
